Geçmiş işler, kategoriye ayrılmalı
Düğün arayan kişi kurumsal lansman fotoğrafına bakmak istemez; bayi toplantısı planlayan kurum da düğün masası görmek istemez. Tek bir karışık galeri, ikisini de kendi işini bulamadan çıkarır.
İşleri türüne göre ayırmak — düğün, nişan, kurumsal etkinlik, kongre, doğum günü, açılış — ziyaretçinin kendi işine benzeyen örneği görmesini sağlar. Her kategoride birkaç işi detaylı anlatmak, elli işi başlıksız dizmekten etkilidir.
Mekân ve kapasite bilgisi
Kendi mekânınız varsa sitenin en çok bakılan sayfası orasıdır ve şu bilgiler eksiksiz olmalı: kapalı ve açık alan metrekaresi, oturma düzenine göre kapasite (yuvarlak masa, tiyatro, kokteyl), otopark kapasitesi, klima, ses ve ışık altyapısı, mutfak durumu, engelli erişimi.
Mekân kiralamıyorsanız da çalıştığınız mekânları yazmak işe yarar: müşteri mekânı biliyorsa organizasyonu da sizinle ilişkilendirir ve o mekân adıyla arama yapanlar size ulaşır.
Tedarikçi ağı görünür olmalı
Organizasyon firması tek başına çalışmaz: ses-ışık, ikram, fotoğraf, dekor, ulaşım ayrı ekiplerden gelir. Müşteri bunu bilmez ve "her şeyi siz mi yapıyorsunuz" diye sorar. Hangi işi kendi ekibinizin yaptığını, hangisini çalıştığınız tedarikçilerin üstlendiğini yazmak dürüstlüktür ve bu işte dürüstlük fiyatlanır.
Aynı bölüm bir satış aracı da olur: uzun süredir birlikte çalıştığınız ekipler, işin aksamayacağının kanıtıdır. Müşterinin asıl korkusu düğün günü bir şeyin gelmemesidir; oturmuş bir ağ görmek o korkuyu azaltır.
Tarih müsaitliği ve teklif
Bu sektörde en çok zaman kaybettiren konuşma, müsait olmadığınız bir tarih için yapılan görüşmedir. Formun ilk sorusu tarih olmalı; müsait olmadığınız tarihlerin panelden işaretlenebilmesi ise hem sizi hem müşteriyi korur.
- Etkinlik türü ve tarihi.
- Tahmini kişi sayısı.
- Mekân: sizde mi, müşteride mi, aranıyor mu.
- İstenen hizmetler: yemek, ses-ışık, dekor, fotoğraf, ulaşım.
- Bütçe aralığı — sormak ayıp değil, ikisini de korur.
- İletişim ve tercih edilen dönüş kanalı.